采购- - -

一步一步地

1. 所需的供应品、设备、材料或服务的申请单应通过部门计算机输入Banner系统。在对需求的合法性、资金的充分性进行审查后，被授权人在Banner系统中批准申请。
2. 采购代理审核申请单的合规性和准确性，并验证资金的充分性。如果申请是有序的，有适当的批准和足够的资金，它将被处理。如果申请单不符合要求，将联系相关部门进行必要的更新。
3. 采购代理将与相应的副总裁协商，以批准涉及购买家具、不寻常或有问题的物品或材料的申请。电脑设备的申请将由教学技术服务处处长批准，然后再进行处理。
4. 在采购代理确定申请单是有序的并且资金可用之后，将创建一个采购订单。购买的金额记入适当的帐户。采购订单的副本将返回请求部门。采购订单的副本应转发给供应商。商务办公室保留了一份用于会计程序的副本。
1. 注：收到采购订单后，各部门的采购将通过转发给相应的供应商完成。电脑采购将由采购部门处理（通过电子邮件发送给适当的供应商）。
5. 部门收到货物或服务，营业处收到发票后，由部门或部门主管转发给各自部门审批付款。然后将发票及时退还给营业处。在批准付款发票时，收到商品和/或服务的日期必须与批准付款发票的日期一起反映在发票上。州法律要求立即支付所有发票。